Sähköinen taloushallinto vastaan perinteinen taloushallinto – kumpi sopii sooloyrittäjälle?

Vaikka yrittäjäksi ryhtyminen tekee sinusta automaattisesti kirjanpitovelvollisen, itsellesi jää runsaasti valinnanvapautta päättää, millä tavalla hoidat taloushallintoosi kuuluvia rutiineja.

Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen, kuittien säilöminen sekä tositeaineiston toimittaminen kirjanpitäjälle haukkaavat aina jonkin verran kuukausittaista työaikaasi – hoiditpa nämä työvaiheet millä tavalla tahansa.

Tässä artikkelissa vertailemme perinteistä ja sähköistä taloushallintoa yksin pakertavan sooloyrittäjän näkökulmasta.

Mitä sähköinen taloushallinto käytännössä tarkoittaa sooloyrittäjälle?

Sähköiselle taloushallinnolle on olemassa monia erilaisia määritelmiä, mutta yksinkertaisimmillaan kyse on siitä, että hoidat yrityksesi taloushallintoon kuuluvia tuttuja rutiineja yhdessä sähköisessä ohjelmassa. Voit samalla ohjelmalla lähettää laskuja, vastaanottaa ja maksaa niitä sekä toimittaa kuitit ja muut tarvittavat aineistot suoraan kirjanpitäjällesi.

Sähköisen taloushallinnon ohjelma toimii pilvipalveluna samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmail-sähköposti tai Facebook. Ohjelmistoasennuksia ei tarvita, vaan voit kirjautua palveluun laitteesta tai paikasta riippumatta, kunhan käytössäsi on toimiva nettiyhteys. Palvelun kautta lähettämäsi aineistot siirtyvät kirjanpitäjälle valmiina, eikä tietoja tarvitse siirtää manuaalisesti useiden eri ohjelmien välillä.

Kun hoidat taloushallinnon rutiineja sähköisesti, kirjanpidon koostamisesta karsiutuu pois ylimääräisiä työvaiheita ja tiedot saadaan vietyä kirjanpitoon yhdellä kertaa. Kirjanpitoaineistosi valmistuu kuin huomaamatta arkirutiinien ohessa, kun lähetät ja maksat laskut sekä kuvaat kuittisi yhdellä ohjelmalla. Sinun ei enää tarvitse keräillä tietoja useista eri paikoista kerran kuukaudessa, etkä myöskään joudu maksamaan kirjanpitäjällesi siitä, että hän siirtää kirjeitse tai sähköpostilla toimittamiesi tositteiden tietoja käsipelillä omaan taloushallinto-ohjelmaansa.

Jos osaat käyttää verkkopankkia tai älypuhelinta, taitosi riittävät myös sähköisen taloushallinto-ohjelman omaksumiseen – kyse kun on vain siitä, että hoidat tuttuja rutiineja hieman aiempaa tehokkaammin ja nykyaikaisemmin.

Miten sähköisen ja perinteisen taloushallinnon erot näkyvät yrittäjän arjessa?

Niin sanotussa perinteisessä taloushallinnossa asiat tapahtuvat pitkälti paperilla ja useiden manuaalisten työvaiheiden kautta. Sähköisempiä ratkaisuja hyödyntämällä toiminimiyrittäjän tai pienen osakeyhtiön kirjanpidosta, laskutuksesta ja tositerumbasta voidaan parhaimmillaan tehdä todella suoraviivaista.

Alla käymme läpi muutamia esimerkkejä siitä, millä tavalla sähköinen ja perinteinen taloushallinto eroavat toisistaan erilaisissa arkisissa askareissa, jotka ovat tuttuja kaikille pienyrittäjille. Esimerkkinä sähköisestä ohjelmasta käytämme Procountor Soloa, joka sisältää kaiken, mitä sooloyrittäjä tarvitsee taloushallintonsa hoitamiseen. Kyseessä on laskutus- ja kirjanpito-ohjelma, verkkopankki ja kuittisovellus samassa paketissa.

Myyntilaskujen lähettäminen

Laskujen lähettämiseen olet aiemmin saattanut käyttää paperista laskupohjaa tai erillistä sähköistä laskutusohjelmaa. Laskun lähetettyäsi olet joutunut toimittamaan siitä kopion kirjanpitäjällesi joko postitse tai sähköpostilla. Kirjanpitäjäsi on siirtänyt tiedot manuaalisesti käyttämäänsä ohjelmistoon ja katsonut, että tiliotteelta löytyy laskua vastaava maksusuoritus asiakkaalta.

Procountor Solo puolestaan on kytketty yrityksesi pankkitiliin, joten asiakkailta saapuvat maksut kohdentuvat viitenumeron avulla heti oikeaan myyntilaskuun. Kun lähetät aineistot ohjelman kautta kirjanpitäjällesi, hän vielä varmistaa kirjausten ja kohdennusten olevan kunnossa.

Laskuja voit lähettää verkkolaskuina, sähköpostilaskuina ja tarvittaessa myös paperilaskuina, mikäli asiakkaasi näin haluaa. Jälkimmäisessä tapauksessa näppäilet laskutiedot sähköisesti, mutta välissä oleva tulostuspalvelu muuntaa tiedot paperimuotoon ja lähettää laskun asiakkaalle.

Ostolaskujen vastaanottaminen ja maksaminen

Paperi- tai sähköpostilaskun saadessasi olet ensin joutunut kirjautumaan verkkopankkiin ja näpyttelemään maksutiedot kuntoon. Kuukauden päätteeksi olet toimittanut kyseistä kuukautta koskevista laskuista kopiot kirjanpitäjällesi, joka on siirtänyt tiedot manuaalisesti kirjanpitoon.

Sähköistä taloushallintoa hyödyntämällä saat vastaanotettua laskut verkkolaskuina suoraan Procountor Soloon. Laskun tarkistamisen jälkeen voit vain klikata sen hyväksytyksi. Lasku menee maksuun eräpäivänä ja pankkiyhteyden avulla maksu kohdistuu tiliotteella suoraan oikeaan ostolaskuun.

Mikäli myyjä ei syystä tai toisesta voi lähettää verkkolaskua, voit toki tarvittaessa kirjata ja maksaa ohjelmalla myös postitse tai sähköpostilla saapuvat laskut. Suurimman ajansäästön kuitenkin saat, kun tilaat mahdollisimman ison osan laskuistasi verkkolaskuina.

Kuittien ja tositteiden tallentaminen ja aineistojen lähettäminen kirjanpitäjälle

Perinteistä taloushallintomallia käyttäessäsi toimitat kuitit, laskut, tiliotteet ja muut tositteet kirjanpitäjällesi kerran kuukaudessa joko henkilökohtaisesti, kirjeitse tai sähköpostilla. Tilitoimistossa kirjanpitäjäsi käy tositekasan läpi ja siirtää tiedot eteenpäin omaan järjestelmäänsä. Procountor Sololla kuvaat yrityksesi kortilla maksettujen ostojen kuitit suoraan ohjelmaan. Kun maksu näkyy tiliotteella, kohdistat vain kuitin kyseiseen maksutapahtumaan. Kuitit ja niiden sisältämät tiedot siirtyvät kirjanpitäjälle oikeassa muodossa ja siistissä järjestyksessä.

Voit lähettää myös muut aineistot ja raportit kirjanpitäjällesi suoraan ohjelmasta ilman kuukausittaista paperirallia. Koska myynti- ja ostolaskutus hoituvat samassa järjestelmässä, saat nopeasti tarkistettua, että kaikista tiliotteen tapahtumista on tallessa niitä vastaava tosite. Ennen aineiston lähettämistä ohjelma myös muistuttaa sinua, mikäli tarvittavia tietoja puuttuu.

Procountor Soloa käyttämällä koostat kuukausittaisen kirjanpitoaineistosi kasaan helposti työrutiinien ohessa, etkä kertarypistyksellä kerran kuukaudessa. Myöskään kirjanpitäjäsi ei tarvitse käyttää laskutettavaa työaikaansa siihen, että hän soittelee puuttuvien kuittien tai muiden tositteiden perään.

Yrityksen rahatilanteen seuraaminen

Sähköinen taloushallinto tekee yrityksesi taloustilanteen seuraamisesta reaaliaikaisempaa ja nopeampaa. Kun tietoja kirjataan sähköiseen ohjelmaan jatkuvasti eikä vain kerran kuukaudessa, kirjanpito on aina ajan tasalla. Näet heti, mistä rahaa on tullut, mistä sitä on tulossa ja mihin sitä on mennyt.

Kaikkiin tarvitsemiisi tietoihin pääset käsiksi laitteesta tai paikasta riippumatta ilman verkkopankkiin kirjautumista. Talouden seuranta sekä osto- ja myyntilaskutus onnistuvat vaikka kesämökin laiturinnokasta käsin.

Kirjanpitoaineiston arkistointi ja tietojen paikantaminen

Myös tositeaineiston säilyttäminen ja yrityksesi liiketapahtumia koskevien vanhojen tietojen etsiminen helpottuvat sähköiseen taloushallintoon siirtymisen jälkeen.

Esimerkiksi paperikuitteja sinun ei tarvitse enää säilöä, kun nappaat niistä heti kuvan kirjanpitoosi. Arkistointi on hoidettu samalla vaivalla.

Jos taas tarvitset käyttöösi parin vuoden takaista takuukuittia, tiedät heti mistä etsiä. Et enää joudu soittelemaan kirjanpitäjän perään tai kaivamaan omia mappiarkistojasi.

Muut yrittäjän taloushallintoon kuuluvat rutiinit

Edellä mainittujen ominaisuuksien lisäksi sähköisellä ohjelmalla voidaan tarvittaessa hoitaa monia muitakin taloushallinnon osa-alueita – esimerkkeinä mainittakoon matkakulujen kirjaaminen, asiakkaan maksuhäiriöiden tarkistaminen sekä maksumuistutusten lähettäminen.

Jotkut työvaiheet yrittäjä voi toki halutessaan jättää kirjanpitäjän vastuulle – näin tehdään usein esimerkiksi palkanlaskennan kanssa. Procountor Solossa on palkanmaksuominaisuus, jonka avulla osakeyhtiötä pyörittävä sooloyrittäjä voi hoitaa palkanmaksunsa helposti myös itse.

Kaikki hoituu yhdellä maksulla, ja ohjelma huolehtii automaattisesti palkan sivukulujen tilittämisistä ja lakisääteisistä viranomaisilmoituksista. Palkanlaskennan erityisosaamista ei tarvita.

Mitä sähköinen taloushallinto maksaa ja miten hinta vertautuu perinteiseen taloushallintoon?

Varsin moni sooloyrittäjä mieltää sähköisen taloushallinnon kalliiksi vaihtoehdoksi, joka soveltuu lähinnä isompien yritysten tarpeisiin.

Tämä ei sinänsä ole ihme. Ei ole kauaakaan siitä, kun erilaiset taloushallinto-ohjelmistot jouduttiin asentamaan tietokoneelle ja käyttöönotto vaati viikon mittaista perehtymisjaksoa. Rahaa paloi myös lisenssimaksuihin, joita yrittäjä joutui pulittamaan ohjelmiston uusimman version saapuessa markkinoille.

Ohjelmien ominaisuudet eivät myöskään vastanneet parhaalla tavalla yksinyrittäjien käyttötarpeita. 2020-luvulle mentäessä tarjolla on kuitenkin vaihtoehtoja, jotka on suunniteltu nimenomaan sooloyrittäjien käyttöön. Ohjelmat toimivat pilvipalveluna, eli voit käyttää niitä missä tahansa, kunhan pääset nettiin joko tietokoneella, älypuhelimella tai tabletilla. Asennuksia ei tarvita ja ohjelmistontarjoaja huolehtii päivityksistä ja tietoturvasta automaattisesti.

Hintojensa puolesta sähköinen taloushallinto on nykyään myös pienyritysten ja sooloyrittäjien ulottuvilla. Hinnoittelumallit voivat perustua ohjelmasta riippuen tositteiden tai toiminnallisuuksien määrään tai näiden yhdistelmään.

• Toiminimiyrittäjille ja pienille osakeyhtiöille räätälöity Procountor Solo, jonka kuukausimaksu on noin 10 € – 30 € riippuen yrityksesi myyntitulojen muodostamasta liikevaihdosta. Aloittaminen on maksutonta. Hinta kattaa ohjelmiston käytön sekä yrittäjälle että tämän kirjanpitäjälle. Kirjanpidon tekemisestä ja muista mahdollisista tilitoimistopalveluista kirjanpitäjä veloittaa oman hinnastonsa mukaisesti.

Sooloyrittäjän näkökulmasta katsottuna sähköisen taloushallinnon hinta ei välttämättä eroa paljoakaan siitä, mitä niin sanottu perinteinen taloushallinto kuukaudessa maksaa. Ero ajankäytössä voi kuitenkin olla huomattava.

Finanssialan keskusliiton taannoisen selvityksen perusteella mikroyritysten käyttämä aika taloushallintoonsa on perinteisellä mallilla 352 minuuttia kuukaudessa. Taloushallinnon sähköistäminen pudotti lukeman 94 minuuttiin.

Minkä hinnan lasket sille, että voit käyttää säästyneen ajan siihen työhön, josta asiakkaasi sinulle maksavat?

Millaisia mahdollisia kompastuskiviä sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voi sisältää?

Parhaimmillaan sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen, että sooloyrittäjänä hoidat kaikki kirjanpitosi rutiinityöt aidosti yhdellä ohjelmalla. Juuri tällä tavalla sähköisyydestä saadaan revittyä irti suurin hyöty ja ajansäästö.

Jos kirjanpitoosi liittyvät tiedot ovat hajaantuneet useisiin eri ohjelmiin ja toimitat jatkuvasti osan materiaaleista sähköpostitse tai paperilla, hyödyt jäävät vähäisiksi. Tällöin aineistoja joudutaan yhä siirtelemään käsipelillä eri järjestelmien välillä, eivätkä tiedot välttämättä pysy ajantasaisina parhaalla mahdollisella tavalla. Puolisähköinen taloushallinto ei palvele sinua eikä kirjanpitäjääsi.

Myös taloushallinto-ohjelmien ominaisuuksia ja hinnoittelumalleja kannattaa vertailla tarkasti etukäteen. Perustuuko hinta tositteiden ja liiketapahtumien määrään vai valitsemiisi ominaisuuksiin? Entäpä mahdolliset aloitusmaksut tai muut niin sanotut piilokulut? Pystytkö tekemään ohjelmalla kaiken tarvittavan? Jos yrityksesi kasvaa, voiko valitsemasi ohjelman käyttöä tarvittaessa laajentaa uusilla toiminnallisuuksilla?

Muun muassa näitä kysymyksiä pohtimalla voit välttää yleisimmät kompastuskivet, joita pienyrittäjien sähköiseen taloushallintoon usein liitetään.

Mitä iloa kirjanpitäjälle on siitä, että yrittäjä sähköistää taloushallintonsa?

Kuittien ja tositteiden toimittaminen tilitoimistoon kirjeitse kerran kuukaudessa on kannattamatonta ajankäyttöä paitsi yrittäjän myös kirjanpitäjän kannalta. Kirjanpitorutiinejaan nykyaikaisin keinoin hoitavat yrittäjät ovat tilitoimistoille mieluisia asiakkaita muun muassa seuraavien syiden takia:

• Pienyrittäjiä voidaan palvella entistä tehokkaammin, eikä aika enää kulu siihen, että kirjanpitäjä käy kuukausittain läpi ison kasan paperikuitteja ja tallentaa ne käsipelillä kirjanpitoon.
• Aineistojen sähköinen vastaanottaminen mahdollistaa sen, että kaikki tarvittavat materiaalit kulkeutuvat ajoissa ja oikeassa muodossa kirjanpitäjän saataville. Kirjanpitäjän ei enää tarvitse käyttää aikaansa puuttuvien kuittien perään soitteluun. Sähköinen ohjelma – kuten esimerkiksi Procountor Solo – muistuttaa yrittäjää, mikäli kirjanpitoaineistosta puuttuu materiaaleja.
• Sähköinen palvelu voidaan tilitoimistossa paketoida selkeäksi kokonaisuudeksi, jonka hyödyt on helppo osoittaa asiakkaalle. Palvelun tarkka sisältö ja hinnoittelu sovitaan yrittäjän kanssa, joten kirjanpidon kuukausihintaa ei tarvitse arvailla.

Kun taustatyöt on tehty huolella ja sooloyrittäjän taloushallinnon paketti saadaan aidosti hoidettua yhdessä järjestelmässä, säästö ajankäytössä voi kuukaudessa olla huomattava niin yrittäjälle kuin kirjanpitäjälle. Hyötyä koituu sitä enemmän, mitä suuremmaksi tositteiden määrä kasvaa. Rutiinitöihin kuluvan ajan minimointi edesauttaa myös sitä, että yrittäjä saa entistä enemmän irti tilitoimiston palveluista ja kirjanpitäjänsä ammattitaidosta.

Lopuksi: perinteinen vai sähköinen taloushallinto?

Taloushallintorutiinien hoitaminen perinteisellä tavalla voi olla kelvollinen vaihtoehto, jos paperikuittien ja -tositteiden määrä jää kuukaudessa hyvin vähäiseksi. Tällöin voit halutessasi tehdä kirjanpitoa myös itse.

Omatoimikirjanpito onkin varsin yleinen valinta erityisesti uusille toiminimiyrittäjille, jotka eivät vielä tarkasti tiedä, mihin suuntaan liiketoiminta on lähdössä. Procountorin verkkosivuilta löydät ilmaisen kirjanpitopohjan, joka on tarkoitettu toiminimien yhdenkertaisen kirjanpidon tekemiseen.

Jos yritystoimintasi kuitenkin lähtee kasvamaan, tositemäärät ja kirjanpidon töihin kuluva aika lisääntyvät nopeasti. Huomioitavia asioita tulee eteen yhä enemmän ja riski kirjanpidon virheille kasvaa. Tämä on varsin yleinen ajankohta, jossa kirjanpito siirretään tilitoimiston hoidettavaksi.

Kirjanpidon ulkoistamisesta huolimatta omalle vastuullesi jää päättää, millä tavalla toimitat tarvittavat materiaalit tilitoimistoon. Sähköinen taloushallinto säästää tuntikaupalla aikaasi, kun laskujen lähettäminen ja maksaminen, kuittien tallentaminen sekä aineistojen toimittaminen tehdään yhdellä ohjelmalla. Kuukausittainen kirjanpitoaineistosi valmistuu työn ohessa kuin huomaamatta, ja kaikki aineistot ovat tallessa samassa paikassa.

Kirjanpitäjäsi vastaanottaa aineistot sähköisesti siistissä järjestyksessä ja manuaaliseen työhön kuluva aika vähenee huomattavasti – molemmat osapuolet kiittävät.