Opas verkkolaskuttamiseen

Verkkolaskujen määrä kasvaa jatkuvasti ja yhä useampi yritys vastaanottaa ostolaskuja vain verkkolaskuina. Isoltalla verkkolaskutus on tehty mahdollisimman vaivattomaksi. On silti muutamia asioita, jotka on hyvä tietää ennen verkkolaskujen lähettämistä.

Mitä verkkolasku tarkoittaa?

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskua kutsutaan monesti myös sähköiseksi laskuksi. Kyseessä on silti täysin eri asia kuin sähköpostilasku. Myös kuluttajille lähetettävät verkkolaskut, eli e-laskut, ovat oma juttunsa.

Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköpostilaskulla ja e-laskulla?

Kaikki digitaalisessa muodossa kulkevat laskut eivät ole verkkolaskuja. Sekaannusta termien välillä saattaa aiheuttaa se, että aiemmin myös sähköpostitse lähetettävät laskut saatettiin verkkolaskujen tapaan niputtaa sähköisten laskujen kategoriaan.

Nykyinen verkkolaskulaki kuitenkin määrittelee, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan sähköisessä muodossa luotua ja vastaanotettua laskua, joka voidaan käsitellä automaattisesti. Eli verkkolaskua.

Verkkolaskulla tarkoitetaan sähköistä laskusanomaa. Yleensä XML-muodossa lähetettyä laskua. Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman, eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköpostilaskut PDF-tiedostoineen eivät ole määritelmän mukaisia sähköisiä laskuja. Sähköpostilaskun maksaminen ja siirtäminen yrityksen taloushallintojärjestelmään vaatii enemmän manuaalista työtä, ”aitoon sähköiseen laskuun”, eli verkkolaskuun verrattuna.

E-lasku sen sijaan on nimitys yksityiselle kuluttajalle lähetettävästä verkkolaskusta, joka välittyy vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot löytyvät laskusta valmiina. Vastaanottajan kontolle jää vain laskun tarkistaminen ja hyväksyminen. Esimerkiksi sähkölaskut, puhelinlaskut ja vakuutusyhtiöiltä saapuvat laskut vastaanotetaan usein e-laskuina.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on taho, joka ottaa vastaan lähettämäsi laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Eli ikään kuin postitoimisto, jonka kautta lasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle. Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Apix, Basware, Maventa ja OpusCapita.

Mikä on verkkolaskuosoite ja mistä sen saa?

Verkkolaskuosoite on vastaanottajan osoite, jonka avulla yritykselle voi lähettää verkkolaskuja. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai verkkopalvelutunnus.

Suositeltava tapa saada selville verkkolaskuosoite on pyytää se suoraan laskun vastaanottajalta. Voit myös tarkistaa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen TIEKE:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta.

Yleisimmät verkkolaskuosoitteiden muodot ovat:

• 003712345678
• FI2112345600000785
• TE003712345678

Huomio! Tarkista verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen oikeinkirjoitus ennen laskun lähetystä. Virheellinen osoite tai välittäjän tunnus ovat yksi yleisimmistä syistä, miksi verkkolasku ei mene onnistuneesti perille.

Mikä on OVT-tunnus ja mitä sillä tehdään?

OVT-tunnus on vastaanottajan yksilöivä osa verkkolaskuosoitetta, jonka perusteella laskut ohjataan oikealle vastaanottajalle.

Verkkolaskuosoitteen toinen osa on operaattoritunnus, jonka perusteella lasku ohjataan oikealle laskun välittäjälle.

OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037, yrityksen Y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä) sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Siten OVT-tunnuksen pituus on 12 – 17 merkkiä. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Esimerkiksi Isoltan OVT tunnus on 003718540478.

Mitkä tiedot ovat pakollisia verkkolaskuissa?

Verkkolaskulla tulee olla syötettynä vastaanottajan osoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka) sekä omat pankkitilitiedot (IBAN ja BIC). Ne ovat pakollisia laskumerkintävaatimuksia verottajan toimesta. Lisäksi laskulla pitää luonnollisesti olla asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Lisätietoa yleisistä laskumerkintävaatimuksista löytyy täältä.

Onko verkkolaskujen tiedoissa rajoitteita?

Verkkolaskujen välitykseen käytetään Finvoice-standardia, jossa on määritelty tiettyjen kenttien maksimipituudet ja määrät. Finvoice-standardilla varmistamme sen, että laskun sisältö kulkee oikein vastaanottajan järjestelmään.

Muutama esimerkki rajoituksista:

• Laskun lähettäjän www-osoite ei saa olla yli 35 merkkiä pitkä.
• Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä.

Eli verkkolaskuissa on tiettyjä rajoitteita: montako merkkiä voi kirjoittaa mihinkin kenttään. Palvelu ei anna lähettää verkkolaskua, mikäli lasku ei täytä näitä Finvoice-standardin vaatimuksia.

Voinko lähettää liitteitä verkkolaskujen mukana?

Tottahan toki! Voit liittää sähköisten laskujen mukaan yleisimpiä tiedostoja: pdf, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods.

Voit ladata jopa 10 tiedostoa, joiden yhteenlaskettu koko saa olla korkeintaan 5 Mt.

Edellä mainitut rajat ovat Isoltan asettamia. On hyvä huomioida, että vastaanottajalla voi olla omia rajoituksia liitetiedostojen käsittelyssä. On suositeltavaa tarkistaa laskun vastaanottajalta, mitä liitetiedostoja he tukevat. Yleisin tuettu liitetiedoston muoto on PDF, jota kannattaa suosia mahdollisuuksien mukaan.

Voiko minulla olla useampi eri operaattori käytössä?

Kyllä voi, mutta useimmiten on käytännön kannalta paras käyttää samaa operaattoria. Voit esimerkiksi käyttää Isolta-laskutusohjelmaa verkkolaskujen lähettämiseen. Samaan aikaan voit ottaa laskuja vastaan esimerkiksi suoraan verkkopankkiin. Tällöin vastaanottavien laskujen verkkolaskuoperaattorina toimii pankkisi.

Verkkolaskutus Isolta-laskutusohjelmalla

Lupaamme, että Isoltan avulla jokainen osaa lähettää sähköisiä laskuja. Et tarvitse erillisiä sopimuksia verkkolaskuoperaattoreiden kanssa. Isolta-laskutusohjelman kaikilla käyttäjillä on valmius sähköiseen laskuttamiseen.

Lähettäminen

Kun lähetät laskun verkkolaskuna, vastaanotamme sen Isoltaan ja tarkistamme automaattisesti, että kaikki on kunnossa. Verkkolaskuna lähetetty lasku välitetään kumppanimme Apixin toimesta asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa laskun asiakkaallesi. Yleensä verkkolaskuna vastaanotettava lasku menee luettavaksi suoraan vastaanottajan ostoreskontraohjelmaan.

Näin lähetät verkkolaskun

1. Klikkaa “Luo uusi lasku”.
2. Lisää laskulle vastaanottaja (poimi rekisteristä tai lisää uusi).
3. Täydennä laskun tiedot, kuten laskurivit.
4. Klikkaa ”Esikatsele ja lähetä”.
5. Valitse ”Lähetä verkkolaskuna”.
6. Täydennä verkkolaskuosoitteet jos et vielä lisännyt niitä asiakkaan tietoihin.
7. Klikkaa “Lähetä”.

Mistä tiedän verkkolaskun menneen perille?

Ilmoitamme erikseen sinulle, mikäli laskun välittämisessä on ongelmia. Mikäli emme ilmoita ongelmasta, voit olettaa verkkolaskun lähetyksen onnistuneen. Olemme myös tuomassa palveluun mahdollisuuden itse seurata verkkolaskun tilaa.

Voiko verkkolaskun lähetystä perua?

Verkkolaskun lähetystä ei ole mahdollista perua, koska lasku siirtyy heti lähetyksen jälkeen eteenpäin vastaanottajalle. Mikäli lähetit virheellisen laskun asiakkaalle, oikea tapa korjata tilanne on hyvittää lasku ja lähettää hyvityslasku asiakkaalle. Tämän jälkeen voit lähettää kokonaan uuden laskun.

Mitä tehdä jos asiakas ei kykene vastaanottamaan verkkolaskua?

Verkkolaskun jälkeen suositeltavin lähetystapa on sähköpostilasku. Sähköpostilaskussa asiakkaasi saa linkin sivuun, josta laskun näkee. Seuraamme puolestasi sähköpostin perillemenoa ja linkin avaamista.

Mikäli asiakkaallasi ei ole sähköpostiosoitetta, suosittelemme käyttämään tulostuspalvelua. Tulostuspalvelun kautta lähetetty lasku tulostetaan, kuoritetaan ja postitetaan puolestasi.

Vastaanotto

Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu Apixin kautta suoraan Isoltaan. Nopeutat ostolaskujen käsittelyä vastaanottamalla ne verkkolaskuina ja siirtämällä maksuun joko QR-koodin tai virtuaaliviivakoodin avulla. Maksetut laskut voi erikseen merkitä, jotta niitä ei sekoita vielä maksamattomiin.

Mistä löydän verkkolaskuosoitteeni?

Löydät omat verkkolaskutietosi ohjelman asetuksista: Asetukset – Verkkolaskutus..

Voit ilmoittaa verkkolaskuosoitteesi laskun lähettäjille sähköpostilla käyttämällä esimerkiksi meidän valmista tekstipohjaa. Löydät sen verkkolaskuosoitteen alapuolelta. Kopioi teksti ja liitä se omaan sähköpostiviestiin, jonka lähetät laskun toimittajalle.

Mistä näen minulle lähetetyt verkkolaskut?

Löydät kaikki sinulle lähetetyt verkkolaskut Isoltan päävalikosta Ostolaskut-osion alta.

Kun sinulle on saapunut uusi lasku Isoltaan, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Sähköposti lähetetään samaan osoitteeseen, joka sinulla on Isoltan käyttäjätunnuksena.

Voit halutessasi muuttaa ilmoitusasetuksia ohjelman asetuksissa: Asetukset – Ilmoitukset.

Miten maksan Isoltaan saapuneen ostolaskun?

Saapunut verkkolasku tulee maksaa esimerkiksi verkkopankissa. Olemme kuitenkin lisänneet muutaman laskun maksamista helpottavaa toimintoa.

Voit kuvata näytöllä näkyvän laskun QR-koodin pankin mobiilisovelluksella.

Voit kopioida laskusta virtuaaliviivakoodin, jonka liitä verkko- tai mobiilipankkiin.

Laskulla on myös näkyvillä on kaikki tarvittavat maksutiedot. Voit halutessasi syöttää ne verkko- tai mobiilipankkiin manuaalisesti.

Mitä verkkolaskutus maksaa ja kuinka maksan?

Voit tarkistaa voimassa olevan verkkolaskujen hinnan sivuiltamme. Laskutamme sähköisen laskutuksen kulut laskutusrajan (noin 5 €) ylittyessä jälkikäteen. Tai vaihtoehtoisesti vuosimaksun yhteydessä.

Huomioitavaa liitteiden välittämisessä

Liitetiedostoja ei voi tällä hetkellä lähettää laskun mukana, mikäli vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on pankki.

Verkkolaskuoperaattori Logica ei ota vastaan liitetiedostoja, joiden tyyppinä on: ods, jpg, xls, xlsx tai docx.

Verkkolaskuoperaattori Enfo Zender ei tällä hetkellä tue Isoltan kautta lähetettyjen liitteiden käsittelyä.