Mikä ihmeen myyntireskontra?

Reskontra on osa kirjanpitoa, johon yrityksen tapahtumat on luetteloitu. Myyntireskontra on kirjanpidon väline, johon listataan kaikki yrityksen myyntilaskut. Myyntireskontrassa on siis kaikki avoimet eräpäivää odottavat laskut sekä jo erääntyneet maksamattomat laskut.

Myyntireskontralla on laaja-alaisia vaikutuksia yrityksen talouteen. Tässä artikkelissa kerron taloushallinnon ammattilaisen näkökulmasta omia kokemuksiani myyntireskontrasta ja siihen liittyvistä toiminnoista. Pyrin esittämään selkeän kokonaiskuvan myyntireskontrasta ja sen vaikutuksista yritystoimintaan. Minulle on kertynyt käyttökokemusta useista taloushallinnon eri järjestelmistä. Olen käyttänyt työssäni pienemmälle ja isommalle yritykselle suunniteltua myyntireskontraa sekä kerännyt kokemuksia kokonaisuudesta aina asiakkaalta kirjanpitoon asti.

Mikä on myyntireskontra?

Myyntireskontra on osa myyntilaskutuksen kokonaisuutta, joka alkaa laskun laatimisesta ja päättyy siihen kun maksusuoritus on kohdistettu myyntireskontraan ja kirjaukset viety pääkirjanpitoon. Myyntireskontra on siis yrityksen osakirjanpito.

Yksinkertaisemmin voidaan puhua myös luettelosta, joka koostuu myyntilaskuista. Tällaisena se monesti näyttäytyy sen käyttäjälle, esimerkiksi yrittäjälle tai yrityksen reskontraa hoitavalle henkilölle. Myyntireskontran avulla voidaan seurata mm. myynnin, saatavien, avoimien ja erääntyneiden laskujen kehitystä sekä hallinnoida niitä. Tämä tarkoittaa sisäistä raportointia ja seurantaa, raportointia kirjanpitoon sekä asiakkaiden muistuttamista erääntyneistä maksuista ja perintää.

Miksi myyntireskontran ymmärtäminen on tärkeä?

Myyntilaskutus on yrityksen kriittinen prosessi, joka vaikuttaa yrityksen maksuvalmiuteen ja sitä kautta koko toimintaan. Toimiva myyntireskontra nopeuttaa saatavien kotiuttamista ja sillä voidaan myös pienentää luottotappioiden määrää.

Samalla se on osa yrityksen palvelua ja näin ollen vaikuttaa hyvin hoidettuna positiivisesti myös asiakaskokemukseen. Myyntireskontra vaikuttaa monella tapaa yrityksen toimintaan muodostaen tärkeän osan yrityksen taloudesta ja kirjanpidosta.

Miten myyntireskontra toimii?

Laskun lähetyksen jälkeiset tapahtumat, kuten maksujen kirjaus ja vienti kirjanpitoon, sekä maksumuistutukset kannattaa määrittää tarkasti ja pyrkiä hoitamaan mahdollisimman vähäisellä manuaalisella työllä. On kuitenkin tärkeää, että mahdolliset virheet minimoidaan, joten automaation lisääntyessä valvonnan tärkeys kasvaa. Hyvä prosessi kuitenkin pienentää taloushallinnon kokonaiskustannuksia, kun työvoiman tarve vähenee.

Laaditut laskut muodostavat aineistoa myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Laskut ovat myyntiä ja yrityksen liikevaihtoa kirjanpidon kannalta. Myynti muodostaa reskontraan myyntisaatavan ja kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjauksen myynnin lisäksi myyntisaataviin sekä ALV-kirjauksen tilanteesta riippuen.

Kun lasku tulee maksetuksi, saatava poistuu myyntireskontran avoimista laskuista. Kirjanpidossa maksu vähentää siis saatavia ja lisää yrityksen varoja. Vaihtoehtoisesti myyntisaatava voi poistua avoimista myynneistä laskun hyvityksen tai luottotappion kautta. Myyntireskontra toimii ALV-laskennan perustana ja auttaa yritystä hoitamaan lain edellyttämät velvoitteet kirjanpidon osalta ja palvelee näin ollen myös verotusta.

Lisätietoa myynnin arvonlisäverosta löytyy täältä:

https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/arvonlisaverotus/

Millainen on hyvä myyntireskontra(ohjelma)?

Edellä mainittujen seikkojen lisäksi myyntireskontrassa oleellista on käytettävyys. Onko ohjelmaa mahdollista käyttää eri päätelaitteilla eri paikoista? Integraatio kirjanpidon järjestelmään ja olemassa olevan tiedon hyödyntäminen. Parhaimmillaan kokonaisuus toimii siten, että lähdetieto, tässä tapauksessa myyntilasku toimii pohjana tuleville vaiheille eikä olemassa olevaa tietoa tarvitse käsitellä manuaalisesti myöhemmin uudelleen.

Maksusuoritukset

Laskutetun myynnin tarkoituksena on saada asiakkaalta maksusuoritus myydystä palvelusta. Pankkitilille maksetut suoritukset tulee kohdistua myyntireskontran avoimiin laskuihin. Parhaimmillaan pitkälti automaattisesti esimerkiksi viitenumeron avulla. Myyntireskontrassa on hyvä olla pankkiyhteys, jotta ei tarvitse tehdä manuaalista maksujen kirjausta tai hakea viiteaineistoja erikseen pankista taloushallinto-ohjelmaan.

Kirjaa lasku maksetuksi tai osittain maksetuksi

Maksumuistutus

Mikäli myyntilasku ei tule maksetuksi ajallaan, siitä on hyvä lähteä asiakkaalle muistutus sopivan ajan kuluessa. Tässä esiintyy vaihtelua riippuen muun muassa siitä, onko laskutettava asiakas yksityishenkilö vaiko yritys. Yleinen aika lähettää maksumuistutus on noin viikko eräpäivän jälkeen.

Mitä jos asiakas ei maksa laskua?

Maksumuistutus voi sisältää huomatuskulun ja/tai viivästyskorkoa. Huomautuskulujen lisääminen on perusteltua, sillä huomautuksen lähettäminen aiheuttaa toimittajalle lisätyötä. Asiakas ei ole myöskään noudattanut tässä tapauksessa sovittua maksusopimusta. Pahimmillaan tämä aiheuttaa toimittajalle ongelmia yrityksen maksuvalmiuteen. Tästä syystä koko erääntyneiden laskujen käsittely on hyvä miettiä tarkasti ja järjestää tehokkaaksi.

Esimerkki maksumuistutukseen lisättävästä tekstistä:

Perintä

Maksumuistutuksesta seuraava vaihe on perintä. Useimmiten perintä on hyvä ulkoistaa tai hoitaa yhdessä hyvän perintätoimiston kanssa. Hyvä perintätoimisto toimii hyvän perintätavan mukaan ja omaa tehokkaan prosessin perinnän hoitamiseen. Usein perintätoimisto pystyy tarjoamaan perinnän yrittäjälle edullisemmin kuin yrittäjä tekisi sen itse. Perintätoimistoa hyödyntämällä yrittäjän aika jää tuottavampaan tekemiseen.

Perintätoimistolta saatu kirje ja puhelu ovat yleensä myös toimivampia kuin yrittäjän omat muistutukset. Perintä vaikuttaa asiakaskokemukseen vaikkakin perintätoimisto olisi eri kuin palveluntarjoaja. Tästä syystä perintäprosessin eri vaiheet on tärkeää sopia perintätoimiston kanssa selkeästi. Mitä toimenpiteitä tehdään, kuinka suuret ovat kulut asiakkaalle sekä toimeksiantajalle ja missä vaiheessa perintä päätetään ja saatava tyydytään kirjaamaan luottotappioksi.

Myyntireskontra on tärkeä osa yrityksen liiketoimintaa ja taloushallintoa. Tästä syystä on tärkeää valita kustannustehokas ja toimiva järjestelmä, jota kehitetään aktiivisesti myös tulevaisuudessa.