Hyvityslaskun tekeminen – tutustu perusteisiin ja lataa ilmainen hyvityslaskupohja

Lähetitkö asiakkaallesi laskun, jonka myöhemmin haluat syystä tai toisesta mitätöidä? Tällöin sinun on hyvä tietää, mikä on hyvityslasku ja miten sellainen käytännössä laaditaan. 

Tässä artikkelissa vastaamme pienyrittäjien näkökulmasta yleisimpiin hyvityslaskuja koskeviin kysymyksiin. Artikkelista löydät myös hyvityslaskupohjan, jonka voit ladata ilmaiseksi käyttöösi.

Mikä on hyvityslasku?

Hyvityslasku tarkoittaa laskua, jolla mitätöit ja hyvität asiakkaalle aiemmin lähettämäsi laskun joko kokonaan tai osittain. Käytännössä hyvityslaskun tekeminen voi siis tulla kyseeseen, jos lähetit laskun virheellisillä tiedoilla tai olette sopineet osahyvityksestä esimerkiksi asiakkaan tekemän reklamaation takia.

Hyvityslaskun tarkoitus ei ole korvata alkuperäistä laskua, vaan korjata sillä olleita tietoja. Kirjanpitoasi varten sinun tulee säilyttää sekä alkuperäinen lasku että hyvityslasku. Myös yritysasiakkaillesi on olennaista, että he saavat virheellisestä laskusta hyvityslaskun tositteeksi kirjanpitoonsa.

Hyvityslasku on siis oleellinen tosite nimenomaan kirjanpidon kannalta. Pelkkä virheellisten laskujen poistaminen voi kirjanpito-ohjelmia käytettäessä sotkea laskujen juoksevan numeroinnin, josta on säädetty kirjanpitolaissa.

Miten hyvityslasku käytännössä tehdään?

Käydään ensin läpi tilanne, jossa hyvität lähettämäsi laskun kokonaan. 

Tällöin luot lähettämästäsi laskusta negatiivisen vastakappaleen, joka sisältää samat tiedot kuin alkuperäinen lasku. Summat ovat kuitenkin negatiivisia, eli kyseessä on niin sanottu miinusmerkkinen lasku. Tällä tavalla alkuperäisen laskun summat voidaan nollata kirjanpidossa.

Asiakkaasi ei maksa hyvityslaskua, vaan hyvityslaskun lähettämisen jälkeen luot uuden laskun korjatuilla tiedoilla. Jos asiakkaasi on kuitenkin jo ehtinyt maksaa alkuperäisen, virheellisen laskun, voitte sopia, palautatko rahat tilille vai hyvitätkö summan seuraavalla laskulla.

Laskutusohjelmaa käyttäessäsi voit yleensä luoda hyvityslaskun suoraan ohjelmassa muutamalla napinpainalluksella. Voit kuitenkin hyödyntää myös laatimaamme hyvityslaskupohjaa, jonka löydät tämän artikkelin lopusta.

Entäpä osittainen hyvityslasku?

Osittainen hyvityslasku voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun laskun lähettämisen jälkeen asiakas on reklamoinut ja olette sopineet alennuksesta alkuperäiseen laskuun. Tai ehkä asiakas on palauttanut osan laskutetuista tuotteista tai olet vahingossa kirjannut laskulle joitakin vääriä tuotetietoja.

Tällöin voit luoda osittaisen hyvityslaskun ja poistaa siltä ne tuoterivit, joita et hyvitä. Asiakas maksaa sinulle alkuperäiseltä laskulta ne rivit, joita et hyvittänyt ja saa maksun vastakappaleeksi hyvityslaskun kyseiselle summalle. Myös sinä tarvitset hyvityslaskun kirjanpitoasi varten, jotta asiakkaalta saatu summa ja laskun summa täsmäävät.

Toki tässäkin tapauksessa voit vaihtoehtoisesti myös hyvittää laskun kokonaan, jolloin hyvityslaskun lähettämisen jälkeen luot asiakkaallesi kokonaan uuden laskun korjatuilla tiedoilla.

Isolta-laskutusohjelmalla voit tällä hetkellä tehdä hyvityslaskuja vain koko laskusta.

Millaiset vaatimukset hyvityslaskun on täytettävä?

Hyvityslaskuun sinun tulee merkitä, mitä laskua hyvitys koskee. Kirjoita siis laskun lisätietoihin esimerkiksi: ”Tämä on hyvityslasku laskulle numero 123”. 

Laskutusohjelmaa käyttäessäsi hyvityslaskuun viittaava ilmoitus muodostuu yleensä automaattisesti. Voit samassa yhteydessä kertoa asiakkaallesi syyn siihen, miksi hyvityslasku on lähetetty.

Hyvityslaskulla on aina oma laskunumeronsa, jotta alkuperäinen lasku ja hyvityslasku voidaan erotella kirjanpidossa.

Muutoin hyvityslaskun tulee sisältää kaikki ne arvonlisäverolaissa mainitut yleiset laskumerkinnät, jotka koskevat myös normaaleja laskuja. Pakollisia laskumerkintävaatimuksia olemme käsitelleet tarkemmin erillisessä tietopaketissa.

Varmista aina kirjanpitäjältäsi, millä tavalla hän toivoo sinun toimivan hyvityslaskuja koskevien tositteiden kanssa. Käytännöissä voi olla eroja.

Tarkempaa lisätietoa aiheesta:

Käytätkö Isoltan laskutusohjelmaa? Katso tukipalvelustamme tarkemmat ohjeet siihen, miten korjaat virheellistä laskua eri tilanteissa.