Yleinen tietosuojaseloste

Tämä yleinen tietosuojaseloste (”Yleinen Tietosuojaseloste”, ”Tietosuojaseloste” tai ”Seloste”) soveltuu Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan, johon kuuluu useassa maassa toimivia yhtiöitä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat olosuhteet määrittävät mikä yhtiö päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Henkilötietojasi koskevia päätöksiä tekee (eli rekisterinpitäjänä) toimii se Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluva yhtiö, jonka kanssa asioit kyseisessä tilanteessa, esimerkiksi se Ohjelmistoyhtiö, jonka kanssa sinulla tai edustamallasi yrityksellä on sopimussuhde, tai se Ohjelmistoyhtiö, jonka luona vierailet.

Selosteen lopusta löydät yksityiskohtaiset tiedot sen piiriin kuuluvista henkilötietojen rekisterinpitäjistä sekä osoitteet tietosuojaan liittyviä yhteydenottoja varten.

Kun Selosteessa käytetään ilmauksia ”Ohjelmistoyhtiö” tai ”me”, tarkoitetaan sitä Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvaa yhtiötä, joka vastaa henkilötietojesi käsittelystä.

Tietosuojaseloste kertoo, miten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, kenelle tietoja luovutetaan, kuinka pitkään niitä säilytetään, ja mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojesi suhteen.

Tämä Seloste koskee henkilötietojen käsittelyä. Henkilötiedot tarkoittavat tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan tai epäsuorasti. Myös yritystä edustavaan tai yrityksen puolesta toimivaan henkilöön, kuten toimitusjohtajaan, viittaavat tiedot ovat henkilötietoja. Yritystä koskevat tiedot, jotka eivät mitenkään viittaa luonnolliseen henkilöön, eivät ole henkilötietoja.

Koska Ohjelmistoyhtiö käsittelee henkilötietoja monenlaisissa tilanteissa ja useisiin sidosryhmiin liittyen, olemme laatineet lisäselosteita täydentämään Yleistä Tietosuojaselostetta ja kuvaamaan tarkemmin käsittelyä yksittäisissä tilanteissa. Nämä lisäselosteet löytyvät napsauttamalla kyseistä otsikkoa. Jos Tietosuojaselosteen ja lisäselosteen välillä on poikkeavuuksia, sovelletaan ensisijaisesti kyseistä lisäselostetta.

Henkilötietojen kerääminen

Voimme kerätä henkilötietoja useilla tavoilla. Voit antaa tietoja itse, kun olet yhteydessä meihin, tai tietoja voi kertyä, kun käytät palveluitamme. Voimme myös johtaa sinusta tietoja hallussamme olevien henkilötietojen pohjalta. Henkilötietojasi voidaan saada myös muilta Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvilta yhtiöiltä tai ulkoisilta kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista lähteistä.

Voimme yhdistellä sinua koskevia henkilötietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä, esimerkiksi palveluiden tuottamisen tai markkinointiviestinnän yhteydessä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta kieltäytymisellä voi olla eri seurauksia tilanteesta riippuen. Joissakin tilanteissa emme esimerkiksi voi tarjota palveluamme tai toimia pyyntösi mukaisesti.

Henkilötietoryhmät

Käsittelemme erilaisia henkilötietoja tilanteen mukaan. Henkilötietojen tyyppi ja laajuus rajoitetaan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon. Kussakin tilanteessa käsiteltävät henkilötietoryhmät kuvataan tarkemmin kyseisessä lisäselosteessa.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös tilastollisiin tarkoituksiin, jolloin tiedot kootaan yhteen niin, ettei luonnollista henkilöä ole mahdollista tunnistaa lopputuloksesta. Lopputuloksena syntyvä tilasto ei ole henkilötieto, koska sitä ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.

Emme pääsääntöisesti käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja. Rajatuissa tapauksissa tällaisia tietoja voidaan kuitenkin käsitellä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti edellyttäen, että sinulle on kerrottu käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme, käsittelemme ja käytämme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme, tehokkaan asiakaspalvelun ja asiaankuuluvien kaupallisten toimintojen kannalta, mukaan lukien henkilötietojen käsittely niiden anonymisoimiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan oikeutettuihin ja tarkoin määriteltyihin käyttötarkoituksiin, emmekä käsittele tietoja näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla. Käsittelyn tarkoitus kussakin tilanteessa kuvataan tarkemmin kyseisessä lisäselosteessa.

Henkilötietojen käsittelyyn on aina lainmukainen peruste, jonka kerromme sinulle.

Käsittelemme yleensä henkilötietoja sopimuksen solmimiseksi sinun tai edustamasi yhtiön kanssa, tai sopimuksen toteuttamiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja täyttääksemme lakiin perustuvat velvollisuutemme esimerkiksi kirjanpitoon liittyen, lakisääteisten pakotetarkastusten suorittamiseksi tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) esittämien pyyntöjen toteuttamiseksi lain vaatimalla tavalla.

Olet myös itse voinut antaa luvan käsitellä henkilötietojasi yhteen tai useampaan määriteltyyn tarkoitukseen. Tämä on tyypillistä erilaisissa toimintaamme tai palveluitamme edistävässä toiminnassa, kuten markkinoinnin tai sosiaalisen median kampanjoissa. Sinulle kerrotaan aina käsittelyn tarkoituksesta ja sen yksityiskohdista ennen suostumuksen pyytämistä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jos sinun perusoikeutesi eivät ole ristiriidassa tällaisen edun kanssa. Yhdistelemme esimerkiksi eri lähteistä kerättyjä henkilötietoja ja käsittelemme henkilötietoja palvelujen toimittamiseksi, toimintamme kehittämiseksi tai laatiaksemme sisäisiä raportteja liiketoiminnan johtamista varten. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia toimintamme tehokkuudesta ja tarjottujen palveluiden kilpailukykyisyydestä sekä saada käyttöön tarvittavat tiedot asiakkaidemme ymmärtämiseksi ja liiketoimintamme johtamiseksi.

Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen

Voimme jakaa henkilötietoja muille Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluville yhtiöille sovellettavan lainsäädännön puitteissa Selosteessa esitettyihin käyttötarkoituksiin, mukaan lukien palveluiden kehittäminen tai tuotteiden ja palveluiden markkinointi. Henkilötietoja voidaan siirtää Ohjelmistoyhtiöiden välillä myös sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten osana yhtiön toiminnan raportointia tai hyödyntääksemme keskitettyjä ratkaisuja esimerkiksi tieto- ja viestintäjärjestelmien käytössä sekä tietokantojen ylläpidossa. Henkilötietojen jakaminen perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa ja kehittää liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti sekä kertoa asiakkaillemme muiden Ohjelmistoyhtiöiden palveluista.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Lain vaatimassa tai sallimassa laajuudessa, esimerkiksi toteuttaaksemme toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyyn liittyen.
• Kun palveluntarjoajamme käsittelee henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti tai kun käsittelemme henkilötietoja kumppanimme kanssa yhteisesti määriteltyihin Selosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin. Me määräämme tällaisesta henkilötietojesi käsittelystä ja olemme vastuussa siitä.
• Kun hankimme palveluita yhteistyökumppaneiltamme osana sisäisiä prosesseja (esim. rekrytointiprosessissa), harjoittaaksemme tai tukeaksemme liiketoimintaamme (esim. sosiaalisen median kampanjat) tai tarjotaksemme sinulle palveluita. Näissä tapauksissa kumppanimme on vastuussa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.
• Kun olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä.
• Kun arvioimme sen olevan välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
• Kun tietojen luovuttamiseen on oikeutettu etu, kuten jos järjestämme tapahtuman yhdessä kolmannen osapuolen kanssa. Tällaisessa tapauksessa sinulle kerrotaan aina tietojesi luovuttamisesta.
• Kun olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tällöin tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti.

Huomaathan, että kumppanimme voivat ajoittain käyttää palvelun tarjoamisen yhteydessä käsittelemiään henkilötietoja edelleen itsenäisesti omiin tarkoituksiinsa, kuten palvelun kehittämiseen, tekoälyn kouluttamiseen, tilastointiin tai lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseen. Pyrimme varmistamaan, että tämä jatkokäsittely ei ole ristiriidassa henkilötietojen alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa. Näissä tapauksissa kumppanimme on vastuussa tietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle

Käsittelemämme henkilötiedot sijaitsevat pääsääntöisesti EU:ssa tai Euroopan talousalueella. Voimme kuitenkin siirtää henkilötietoja em. alueiden ulkopuolelle silloin, kun henkilötietoja käsittelevä palveluntarjoajamme tai kumppanimme toimii kokonaan tai osittain (esim. teknisten ylläpitotehtävien osalta) kolmannessa maassa. Henkilötietoja voi siirtyä kolmansiin maihin myös tilanteissa, joissa kumppania sitova EU:n ulkopuolinen pakottava lainsäädäntö näin edellyttää.

Näissä tapauksissa huolehdimme tarvittavista suojatoimenpiteistä ja toteutamme tarvittavassa laajuudessa lisätoimia henkilötietojen suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla.

Tämä tarkoittaa seuraavaa:

• Henkilötietoja siirretään vain maihin, joiden Euroopan komissio on päätöksellään arvioinut tarjoavan riittävän tietosuojatason (”päätös tietosuojan riittävyydestä”). Lisätietoja: Adequacy decisions | European Commission (europa.eu)
• Kun palveluntarjoaja toimii sellaisessa maassa, joka ei kuulu ”päätös tietosuojan riittävyydestä” piiriin tai johon ei muutoin sovelleta edellä mainittua päätöstä, käytetään erillisiä Euroopan komission hyväksymiä sopimuslausekkeita sekä toteutetaan tarvittavassa laajuudessa teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia varmistaaksemme henkilötietojen suojaamisen vastaavasti kuin ETA-alueen sisällä. Lisätietoja: Standard Contractual Clauses (SCC) | European Commission (europa.eu)
• Joissakin rajoitetuissa tilanteissa, esim. kun osallistut omaehtoisesti Ohjelmistoyhtiön markkinoinnin tai sosiaalisen median kampanjaan, henkilötietojen siirto voi perustua nimenomaiseen suostumukseen. Siinä tapauksessa sinulle annetaan etukäteen tiedot siirrosta ja siihen liittyvistä riskeistä.

Jos haluat lisätietoja tiedonsiirtomekanismeista, joita käytetään henkilötietojen siirtämisessä ETA-alueen ulkopuolelle, ota yhteyttä Selosteen lopussa mainittuun tietosuojan yhteysosoitteeseen.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttämiseksi tässä Selosteessa kuvatulla tavalla.

Olemme määritelleet käsiteltäville henkilötietotyypeille säilytysajat. Näiden aikojen määrityksessä on huomioitu useita tekijöitä, kuten kyseisten tietojen luonne ja luottamuksellisuus sekä käsittelytarkoitus.

Sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmitun sopimussuhteen perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujemme turvaamiseksi esim. voidaksemme vastata korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vanhentumislainsäädännön mukaisesti. Voimme säilyttää tarvittavassa laajuudessa henkilötietoja myös noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin niiden käsittelylle on olemassa perusteet. Jos vastustat tällaista käsittelyä, tietosi poistetaan sen jälkeen, kun pyyntösi oikeutus on varmistettu. Esimerkki tällaisesta käsittelystä on suoramarkkinointi.

Jos henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, niitä säilytetään lain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietojen säilytysvelvollisuudesta säädetään esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesua koskevassa lainsäädännössä.

Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

Sinun oikeutesi

Oikeutesi ja vaihtoehtosi henkilötietojen suhteen riippuvat kyseisestä tilanteesta ja käsittelyn tarkoituksesta.

Tarkastusoikeus – Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, saada pääsy tietoihin. Näin saat informaatiota siitä, millä tavoin käsittelemme henkilötietojasi, sekä kopion henkilötietorekistereihin tallennetuista tiedoistasi.

Oikaisuoikeus – Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun se perustuu Ohjelmistoyhtiön tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, mikäli henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun. Voimme hylätä pyynnön, jos käsittely on välttämätöntä pakollisten ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi. Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa ja siihen liittyvää profilointia.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Sinulla on oikeus saada henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille käsiteltäväksi suostumukseen tai sopimuksen toteuttamiseen perustuen. Tällaisessa tapauksessa

luovutamme tiedot sinulle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus tulla unohdetuksi – Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, jos esimerkiksi koet henkilötietojesi käsittelyn tarpeettomaksi yllä kuvattuihin tarkoituksiin tai haluat peruuttaa antamasi suostumuksen.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on oikeus pyytää tietyissä olosuhteissa Ohjelmistoyhtiötä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.

Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus – Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin hyvänsä.

Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja vahvistaaksemme henkilöllisyytesi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä edellä mainitun pyynnön Selosteen lopussa mainittuun tietosuojan yhteysosoitteeseen. Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) suojaamaan henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Rajaamme esimerkiksi pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille valtuutetuille työntekijöille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat näitä tietoja työssään. He käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisena.

Huomaathan, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme siitä sinulle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän Selosteeseen

Voimme päivittää Selostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä Seloste on päivitetty viimeksi 20.5.2024.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Selosteeseen tai käsittelemiimme henkilötietoihin liittyen voit olla meihin yhteydessä. Yhteystiedot löytyvät alta.

Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvat yhtiöt

Emoyhtiö:

Accountor Holding Oy

Business ID: 2480336-9

Keilaniementie 1, 02150 Espoo, Finland

dpo@finago.com

Tietosuojaseloste sidosryhmille ja asiakkaille

Soveltamisala

Tässä asiakkaiden ja yrityksen muiden sidosryhmien tietosuojaselosteessa (”Sidosryhmäseloste”) kuvataan, miten Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvat yhtiöt (”Ohjelmistoyhtiö”) keräävät ja käsittelevät henkilötietoja seuraavissa asiayhteyksissä:

• palveluiden markkinointi ja myynti;
• asiakassopimukset ja asiakashallinta;
• palveluiden tuottaminen ja käyttö (esim. pääsyoikeushallinta);
• palveluiden hankkiminen, toimittajasopimukset ja toimittajahallinta;
• yhteistyöhankkeet ja sidosryhmien hallinta;
• potentiaaliset asiakkaat ja niiden hallinta; sekä
• Ohjelmistoyhtiön järjestämät tapahtumat ja niiden hallinta.

Luethan tämän Sidosryhmäselosteen ja Yleisen Tietosuojaselosteen tarvittaessa huolellisesti läpi ennen kuin aloitat palveluidemme käytön tai ryhdyt liiketoimiin kanssamme.

Henkilötietojen kerääminen

Voimme kerätä henkilötietoja usein tavoin. Ensisijaisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

• olet antanut meille, kun viestit tai asioit kanssamme, esimerkiksi sopimuksen tekemisen tai  asiakkaan tuntemisprosessin (Know Your Customer) yhteydessä, kun ostat palveluitamme, tarjoat meille palveluita, vierailet toimipisteissämme tai osallistut markkinointi-  tai sosiaalisen median kampanjaamme tai muuhun tapahtumaan;
• jotka syntyvät eri yhteyksissä,esimerkiksi kun käytät palveluitamme, kirjaudut sisään palveluihimme, suoritat erilaisia liiketoimia (esim. maksat laskuja), teet kirjauksia tai osallistut Ohjelmistoyhtiön järjestämään tapahtumaan; ja
• saadaan muilta Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvilta yhtiöiltä, julkisista lähteistä tai kolmansien osapuolien kautta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, kuten tiedot, jotka saadaan yritykseltä, jota edustat tai johon sinulla on muutoin asiallinen yhteys, kaupparekisteristä tai muista viranomaisrekistereistä, yritystietojärjestelmästä tai muista vastaavista julkisista tietokannoista kuten talouspakote- tai varojen jäädytysluetteloista.

Voimme yhdistellä sinua koskevia henkilötietoja, kuten julkisista lähteistä saatuja tietoja ja eri asiointiyhteyksissä, kuten sopimuksen solmimisen, palveluiden tuottamisen tai tapahtumien yhteydessä, saatuja tietoja.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta kieltäytyminen saattaa vaikeuttaa tai estää meitä asioimasta sinun, tai edustamasi yrityksen, kanssa tai toteuttamasta tiettyjä pyytämiäsi toimintoja.

Henkilötietoryhmät

Keräämme ja käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, titteli ja suhde edustamaasi yritykseen sekä yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero), kansalaisuus ja asiointikieli.
• Asiointisuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelu- ja tilaustiedot, sopimustiedot, maksutiedot, laskutustiedot tai vierailua koskevat tiedot, esim. valvontakameratallenne tai ajoneuvon rekisterinumero
• Lainsäädännön edellyttämät asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot kuten tunnistautumistiedot, tieto kelpoisuudesta edustaa yhtiötä, asiakkaan, tämän edustajan, vastuuhenkilön ja tosiasiallisen edunsaajan perustiedot (ml. henkilötunnus), tieto em. henkilön tai hänen lähipiirinsä poliittisesta vaikutusvallasta ja sen perusteesta tai pakotelistauksen tiedot
• Markkinointitiedot, kuten mieltymykset ja markkinointiluvat tai -kiellot.
• Viestintäsi ja erilaiset vuorovaikutustilanteet kanssamme sekä niihin liittyvät tiedot ja materiaalit, kuten kirjeenvaihto, palvelupyynnöt, puhelutallenteet, panoksesi erilaisiin kampanjoihin (video, ääni ja muu materiaali esim. sosiaalisen median sisällöt) ja järjestämiimme tapahtumiin sekä yksilön oikeuksien käyttöä koskevat tiedot.
• Palvelutiedot, kuten. käyttäjätunnukset, salasanat ja muut tunnistetiedot sekä palveluiden tuottamisen yhteydessä syntyvät henkilötiedot esim. käyttö- ja kirjautumistiedot.
• Projektitiedot, kuten resursointi, toimeksiannot ja tuntikirjaukset.
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Sellaisia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäisiä luonnollisia henkilöitä, voidaan kerätä ja käyttää mihin tahansa tarkoitukseen. Tällaisia tietoja ovat tilastolliset tai demografiatiedot, joita kerätään esimerkiksi palveluiden tuottamisen tai järjestämiemme tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme harjoittamiseen, asiointisuhteiden perustamiseksi ja hallinnoimiseksi tai muihin asiaankuuluviin toiminnallisiin tai kaupallisiin tarkoituksiin, mukaan lukien henkilötietojen käsittelyn niiden anonymisoimiseksi.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

1. MYYNTI JA ASIAKASSUHTEEN HALLINTA

Käsittelemme henkilötietojasi palveluiden myyntiin sekä meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, välisen asiakassuhteen hoitamiseen. Tähän toimintaan kuuluvat muun muassa asiakkuuden perustaminen, asiakastuki, laskutus ja sopimusasiat. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme hallita asiakassuhdettamme ja palvella sinua valintojesi perusteella.

2. PALVELUIDEN HANKINTA, YHTEISTYÖHANKKEET JA LIIKESUHTEIDEN HALLINTA

Voimme käsitellä henkilötietojasi palveluiden hankinnan ja yhteistyöhankkeiden yhteydessä hallitaksemme meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, välistä liikesuhdetta ja siihen liittyvää asiointia. Tähän toimintaan kuuluu muun muassa laskutus, raportointi ja sopimusten hallinta. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme hankkia liiketoimintamme harjoittamiseen tarvittavia palveluita sekä tehdä yhteistyötä valikoitujen kumppaneidemme kanssa ja hallinnoida näihin liittyviä liikesuhteita.

3. PALVELUIDEN TUOTTAMINEN

Voimme käsitellä henkilötietojasi palveluiden tuottamisen yhteydessä tarjotaksemme ja toimittaaksemme palveluita sinulle tai edustamallesi yritykselle sekä hallitaksemme projektejamme ja operatiivista toimintaamme. Tähän toimintaan kuuluvat muun muassa pääsyoikeushallinta, asiakaspalvelu ja -tuki, palvelupyynnöt, vikojen korjaus, laskutus ja raportointi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme järjestää palveluidemme tuottaminen, projektit, toimitukset ja operatiivinen toimintamme asianmukaisesti.

4. VIESTINTÄ, MARKKINOINTI JA NIIHIN LIITTYVÄ ANALYTIIKKA

Voimme käsitellä henkilötietoja markkinointia varten ja kertoaksemme sinulle Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvien yhtiöiden tarjoamista palveluista tai Ohjelmistoyhtiöistä yrityksenä. Tällainen käsittely voi liittyä myös materiaalin tai sisällön tuottamiseen markkinointiin tai sosiaalisen median kampanjaan. Henkilötietojasi voidaan käyttää myös markkinatutkimuksiin ja asiakaskyselyihin. Lisäksi henkilötietojasi voidaan käyttää analytiikkaa varten, jotta voimme kehittää ja parantaa asiakas- tai käyttäjäkokemusta, omaa toimintaamme tai kumppaniemme toimintaa. Voimme yhdistellä sinua koskevia tietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen, oikeutettuun etuumme saada asiaankuuluvaa tietoa voidaksemme ymmärtää paremmin sidosryhmiämme, kuten asiakkaitamme, sekä markkinoida palveluitamme ja kehittää toimintaamme.

Voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointiin (ks. Yleisen Tietosuojaselosteen kohta ”Sinun oikeutesi”).

5. PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN, TIETOTURVALLISUUS JA RAPORTOINTI

Henkilötietoja käsitellään palveluidemme laadun ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Voimme myös käsitellä henkilötietoja palveluidemme ja toimintamme analysointiin ja kehittämiseen, kuten uusien tuoteominaisuuksien kehittämiseen, toimintojen automatisointiin, tekoälyn kouluttamiseen tai prosessien tehostamiseen, sekä tilastollisiin tarkoituksiin esim. liiketoiminnan johtamista varten. Näissä tapauksissa käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palveluidemme riittävä tietoturvan taso sekä tuottaa palvelumme tehokkaasti hyödyntäen saatavilla olevia teknologioita sekä varmistaa palveluidemme ja toimintamme kilpailukyky.

6. OIKEUKSIEN TÄYTÄNTÖÖN PANEMINEN JA LAKIEN NOUDATTAMINEN

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös väärinkäytösten selvittämiseksi, oikeuksiemme suojelemiseksi, puolustamiseksi tai täytäntöön panemiseksi viranomaismenettelyissä tai riitatilanteiden yhteydessä esimerkiksi sopimusvelvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi tai oikeusvaateisiin vastaamiseksi. Näissä tilanteissa käsittely perustuu oikeutettuun etuumme pystyä osoittamaan toimintamme vaatimustenmukaisuus ja suojella asianmukaisella tavalla oikeuksiamme.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö velvoittaa meitä tunnistamaan asiakkaat sekä selvittämään heidän liiketoimintaansa ja asiakasyrityksen omistusta koskevia tietoja esim. tunnistaa poliittisesti vaikutusvaltaiset tai talouspakotteiden kohteena olevat henkilöt ja asiakasyrityksen tosiasialliset edunsaajat. Voimme käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme myös muut lakiin perustuvat velvollisuutemme, kuten vastataksemme viranomaisten (esim. veroviranomaisen) pyyntöihin.

 7. MUUT TARKOITUKSET, JOIHIN OLET SUOSTUNUT

Voimme käsitellä henkilötietoja myös muuhun, yhteen tai useampaan nimenomaiseen, tarkoitukseen, jos olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Markkinointiviestintä

Lähetämme sähköpostitse mainosviestejä, jotka yleensä sisältävät seurantateknologiaa (verkkojäljitteitä, evästeitä tms.). Niiden avulla saamme tietää, mitä viestille teet, esim. avaatko viestin ja mitä linkkejä mahdollisesti klikkaat. Kun seuraat lähettämässämme markkinointiviestissä olevaa linkkiä, käytämme evästettä kirjaamaan, mitä sivuja katsot ja mitä sisältöjä lataat Verkkosivuiltamme.

Voit itse määrätä henkilötietojesi käsittelystä markkinointitarkoituksiin. Voit pyytää meitä milloin tahansa lopettamaan markkinointiviestien lähettämisen klikkaamalla kaikissa tällaisissa viesteissä olevaa lopetuslinkkiä tai lähettämällä sähköpostia Yleisen Tietosuojaselosteen lopussa kerrottuun tietosuojan yhteydenottojen osoitteeseen. Tässä tapauksessa säilytämme vähimmäismäärän henkilötietojasi pystyäksemme noudattamaan antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Huomaathan, että vaikka pyytäisit suoramarkkinoinnin lopettamista, meidän on ehkä joissakin tapauksissa oltava sinuun yhteydessä muista syistä, joihin liittyen henkilötietojasi käsitellään, kuten esimerkiksi palveluiden toimittamiseen tai hintojen muutoksiin liittyen.

Muutokset Sidosryhmäselosteeseen

Voimme päivittää tätä Sidosryhmäselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Tämä Sidosryhmäseloste on päivitetty viimeksi 20. toukokuuta 2024.

Tietosuojaseloste työnhakijoille

Soveltamisala

Tässä työnhakijoiden tietosuojaselosteessa (”Työnhakijaseloste”) kuvataan, miten Accountorin Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvat yhtiöt keräävät ja käsittelevät henkilötietojasi työhakemuksen ja rekrytoinnin yhteydessä. Luethan tämän Työnhakijaselosteen ja Accountorin Ohjelmistoliiketoiminnan Yleisen Tietosuojaselosteen tarvittaessa huolellisesti läpi ennen kuin lähetät meille työhakemuksen tai osallistut rekrytointiprosessiin.

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme henkilötietoja eri tavoilla. Ensisijaisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille rekrytointiprosessin aikana esim. ansioluettelossa, hakemuslomakkeella tai haastattelussa;
• syntyvät rekrytointiprosessin yhteydessä esim. soveltuvuus- tai personallisuustesteissä; ja
• saadaan julkisista lähteistä tai kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti kuten nimeämiltäsi suosittelijoilta, suorahakukonsulteilta, soveltuvuusarvioinnin tekevältä yritykseltä tai internet-sivustolta, johon olet viitannut tai jonka käyttämiseen olet antanut suostumuksesi.  

Voimme yhdistää eri lähteistä saatuja henkilötietoja esim. julkisten lähteiden ja ansioluettelon tietoja.

Voit päättää olla antamatta meille henkilötietojasi, mutta emme ehkä pysty jatkamaan rekrytointiprosessia kanssasi.

Henkilötietoryhmät

Keräämme ja käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelinnumero) sekä syntymäpaikka ja -aika;
• työhakemuksen ja ansioluettelon sisältämät tiedot sekä tässä yhteydessä esitetyt asiakirjat, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat;
• rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tieto rekrytoinnin etenemisestä, hakemusta ja mahdollista haastattelua koskevat muistiinpanot, tarvittaessa henkilö- tai soveltuvuusarviointitestiin liittyvät tiedot sekä suosittelijat; ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamaasi suostumukseen perustuen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti kuten luottotiedot tai henkilöturvallisuusselvitys.     

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekrytoinnissa ja työnhakijoiden soveltuvuuden arvioinnissa.  

Henkilötietojasi käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

1. REKRYTOINTIPROSESSIN HALLINTA  

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja rekrytointiprosessin hallitsemiseksi esim. työhakemusten käsittelyyn, rekrytoinnin etenemisestä tiedottamiseen, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisten ja henkilökohtaisten ominaisuuksien kartoittamiseksi ja testaamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen meille lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.

2. SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI

Voimme käsitellä henkilötietoja arvioidaksemme soveltuvuuttasi kyseessä olevaan tehtävään arvioimalla työtapoja, henkilökohtaisia ominaisuuksia ja ammatillista pätevyyttä. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa onnistunut rekrytointi ja että hakijalla on tehtävään tarvittavat ominaisuudet ja ammattitaito. 

Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lainsäädännön sallimassa laajuudessa voimme myös suostumuksellasi käsitellä henkilötietoja luotettavuuden arviointiin tai henkilöturvallisuusselvitystä varten taikka tehdä asianmukaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä työtehtäviin liittyvien edellytysten selvittämiseksi.

3. TULEVAT REKRYTOINTIPROSESSIT

Antamaasi suostumukseen perustuen voimme käsitellä henkilötietojasi tulevaisuudessa avoimeksi tulevia tehtäviä varten määritellyn ajan. 

4. REKRYTOINTIPROSESSIN KEHITTÄMINEN JA TILASTOINTI   

Henkilötietojasi voidaan käsitellä rekrytointiprosessin kehittämiseksi. Tämän lisäksi henkilötietojasi voidaan käsitellä tilastollisiin ja kirjanpidollisiin tarkoituksiin. Näissä tapauksissa käsittely perustuu oikeutettuun etuumme parantaa prosessiamme ja varmistaa tarvittavien tietojen kerääminen henkilöstöhallinnon tarkoituksiin kuten esimerkiksi raportointiin.

5. LAKIEN NOUDATTAMINEN

Voimme käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme lakiin perustuvat velvollisuutemme, kuten vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Suostumuksen peruuttaminen   

Käsitellessämme henkilötietoja rekrytoinnissa suostumuksen perusteella sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Jos haluat peruuttaa suostumuksesi, voit ottaa yhteyttä kyseisessä prosessissa käytetyn rekrytointikanavan kautta tai lähettämällä sähköpostia Yleisen Tietosuojaselosteen lopussa kerrottuun tietosuojan yhteydenottojen osoitteeseen.

Muutokset Työnhakijaselosteeseen

Voimme päivittää Työnhakijaselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojemme kuvaamiseksi. Työnhakijaseloste on päivitetty viimeksi 20.5.2024.