Yrittäjän tärkeimmät työkalut: Riittääkö Excel vai pitäisikö tietää muustakin?
Tämä artikkeli kertoo tärkeimmistä työkaluista, joiden olemassaolosta jokaisen yrittäjän tulisi tietää ja joista usean tulisikin jo olla käytössä.
En kuitenkaan aikonut eritellä eri toimialoilla tarvittavia koneita ja työkaluja. Jokainen oman alansa ammattilainen tietää ne varmasti minua paremmin. Se, mistä kuitenkin tiedän jo paljon ovat pienyrittäjien käyttämät ohjelmat ja verkkopalvelut. Olen Reino Meriläinen ja edustan ohjelmistoyritys Isoltaa, joka on kymmenen vuoden ajan kehittänyt pienyrittäjille ja erityisesti aloittaville yrittäjille, laskutuksen ja myynninhallinnan sovelluksia. Aloitetaanpa perusteista.
Perusteet
Sähköposti ja kalenteri on hyödyllistä ottaa samalta toimittajalta. Näin synkronointi eri laitteisiin (eri tietokoneet ja mobiililaitteet) on helpompi saada toimimaan kerralla kunnolla. Hyvinä vaihtoehtoina pidän seuraavia: Google Apps for Business ja Microsoft Office 365. Molempiin saat myös oman yrityksesi verkko-osoitteen sähköpostiosoitteen päätteeksi. On hyvä huomioida, että molemmilta on saatavissa myös perustoimistosovellukset kuten tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta. Yrityksessämme on jo vuosia käytetty Google Apps-pakettiin kuuluvia sovelluksia, mutta toki Microsoftin Officea on aina välillä ikävä.
Perusteisiin lukisin myös verkkolevytilan. Varmuuskopiointia ja tiedostojen saatavuutta eri laitteilla varten tarkoitetut verkkolevytilat on hyvä hyödyntää. Palveluista muutaman mainitakseni: Dropbox, Google Drive, Microsoft Skydrive, Apple iCloud. Valitse joku näistä ja synkronoi sinne tärkeimmät tiedostokansiosi.
Markkinointi
Varmasti kaikki sanovat, että yrityksellä tulee nykypäivänä olla Internet-sivusto. Ja niin pitääkin. Vielä parempi on, jos on ymmärretty miksi sivusto pitää olla ja mielellään myös se, millaista sisältöä sivustolle löytävät sieltä haluaisivat löytää. Sisällön hallintaa ajatellen uskallan suositella sivuston alustaksi vaikkapa avoimen lähdekoodin WordPress-järjestelmää tai jotain valmista työkalua omatoimiseen sivustonluontiin esim. Kotisivukone.
Sivustolla ja muutenkin kannattaa kerätä yhteystietoja markkinointia varten. Osoitteistoa on sitten hyvä hyödyntää muunmuassa sähköisten uutiskirjeiden lähettämiseen. Hyviä työkaluja löytyy paljon, mutta mainittakoot ainakin MailChimp ja kotimainen Postiviidakko. Markkinoinnin työkaluista hyvä on myös tutustua hakusanamainontaan (Google AdWords ja Bing Ads).
Liiketoiminnan hallinta
Johan me käsittelimme toimistosovellukset, eikö? On totta, että asiakasrekisteriä voi pitää taulukkolaskennalla ja sillä tai tekstinkäsittelyohjelmalla voi luoda myös laskuja. Väitän kuitenkin, että kenenkään ei kannattaisi näin toimia. Yrittäjille löytyy monia hyvin edullisia ja myös ilmaisia liiketoimintasovelluksia. Esimerkkinä juuri Isolta, jota itsekin edustan.
Liiketoiminnan hallintaan liittyy tärkeimpänä myynninhallinta. Harva yritys kun pyörii pitkään ilman myyntiä. Myynnin hallintana itse pidän ainakin tarjousten, tilausten ja laskujen tekemistä ja seurantaa sekä etenkin asiakkuudenhallintaa. Hyvällä, tarkoitukseen suunnitellulla työkalulla hyväksytystä tarjouksesta lähetettävä tilausvahvistus hoituu näppärästi ja tilauksen mukainen laskukin lähtee ajallaan.
Toinen yrittäjälle tärkeä seurattava asia on tietenkin saatavat. Sisääntuleva raha. Ihanaa. Paitsi jos laskujen perään joutuu soittelemaan ja lähettelemään muistutuskirjeitä ja pyytelemään toimittajilta sekä henkilöstöltä anteeksi maksujen viivästymistä, kun ei omat asiakkaat ole vielä maksaneet… Huoh. Toki saatavienkin (kutsutaan myös reskontraksi) seurantaa helpottaa hyvä ohjelmisto, jolla saadut suoritukset kirjautuvat vikkelästi oikeisiin laskuihin ja aina on saatavilla raportti myöhästyneistä maksuista sekä ensi viikolla tilille saapuvista rahoista.
Kolmantena liiketoiminnan hallintaa, yrittäjän kannalta helpottavista työkaluista onkin juuri raportointityökalut. Raportointi on hyödyllistä etenkin yrittäjälle itselleen, jotta tietää kuka ostaa ja mitä ostetaan, mutta vähintään yhtä tärkeää se on kirjanpitoa varten. Laskukopioiden lähettäminen kirjanpitäjälle on työlästä sekä itselle, että kirjanpitäjälle. Koosteraportti auttaa kirjanpitäjääsi kirjaamaan kaikki myynnit muutamalla tositteella